Review Paper Analisis Manajemen Proyek Perangkat Lunak Sistem Informasi Akuntansi Pada Biro Sistem Informasi Pt. X

Latar Belakang

Produk yang diciptakan melalui perkembangan Teknologi Informasi salah satunya adalah perangkat lunak.Perangkat lunak merupakan produk tidak berwujud sehingga dibutuhkan pengetahuan membuat perangkat lunak yang baik dane fisien dengan pendekatan teknik. Manajemen proyek perangkat lunak merupakan bagian yang penting dalam pembanguan perangkat lunak, oleh sebab itu dibutuhkan manajemen proyek dalam perancangan perangkat lunak tersebut.Tentunya manajemen ini dibutuhkan oleh para manager/ pemimpin proyek sehingga hasil yang didapat sesuai dengan kebutuhan, waktu, dan biaya yang disediakan. Salah satu kasus yang dibahas dalam artikel adalah proyek perangkat lunak/ aplikasi accounting pada PT. X. Proyek perangkat lunak ini merupakan proyek besar karena perangkat lunak yang dihasilkan harus mampu mengelola proses accounting/ akutansi perusahaan tersebut. Penulis akan membahas bagaimana aktifitas manajemen dari proyek perangkat lunak ini. Ruang lingkup pembahasan penulis tidak sampai pada hasil akhir proyek akan tetapi hanya pada kasus pengaturan dan pengontrolan awal proyek oleh manajer proyek.

Manajemen proyek perangkat lunak diperlukan karena pengembangan proyek perangkat lunak harus selalu tunduk pada batasan anggaran dan jadwal yang telah ditetapkan oleh oraganisasi perangakat lunak. Perangkat lunak merupakan produk yang tidak berwujud (Intangible) sehingga tidak ada standarisasi yang mengatur proses pengembangannya. Aktivitas dalam manajemen proyek perangkat lunak secara garis besar sama dengan aktivitas manajemen pada umumnya.

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk menjawab bagaimana konsep manajemen proyek Biro Sistem Informasi dalam merancang aplikasi Sistem Informasi Akuntansi.

Perumusan Masalah

Bagaimana konsep manajemen proyek Biro Sistem Informasi dalam merancang aplikasi Sistem Informasi, Aktifitas dalam manajemen adalah sebagai berikut :

1. penulisan proposal;
2. perencanaan proyek dan penjadwalan;
3. biaya proyek;
4. pemantauan & ulasan proyek;
5. seleksi personil & evaluasi;
6. penulisan laporan & presentasi.

Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi pustaka dari berbagai kasus dalam artikel yang membahas bagaimana melaksanakan manajemen proyek perangkat lunak yang sesuai dengan biaya dan jadwal yang ditetapkan sehingga mengahasilkan analisis deskriptif. Dan pendekatan pada penelitian ini adalah pendekatam secara general empiris berdasarkan pengalaman dan teori-teori yang berkaitan dengan manajemen proyek khususnya pada proyek perangkat lunak.

Hasil dan Pembahasan

Berikut aktifitas manajemen proyek yang dilakukan Biro Sistem Informasi PT. X:

1. Penulisan proposal

Proposal berisi semua tentang produk seperti ulasan tetang proyek, masalah yang akan dihadapi, alternative produk, tim proyek, waktu dan biaya yang realistis sehingga mendapat pertimbangan lebih dari pimpinan perusahaan.

2. Perencanaan proyek dan penjadwalan

Struktur Hirarki Sistem Informasi Akuntansi.

Struktur hirarki dari rencana kerja atau penjadwalan proyek aplikasi Sistem Informasi Akutansi berdasarkan hasil analisis.

Aktivitas Dan Dependensi Tugas.

Pada proyek ini dibutuhkan sumber daya, salah satunya adalah sumber daya manusia. Berdasarkan Hirarki Structure diatas maka rincian tugas yang dilaksanakan oleh sumber daya manusia adalah: T1 (analisis sistem terdahulu), T2 (analisis kebutuhan sistem yang akan dibuat), T3 (perancangan basis data), T4 (perancangan desain web), T5 (perancangan prosedur utama aplikasi), T6 (perancangan program keseluruhan), T7 (desain arsitektur jaringa internet), T8 (evaluasi aplikasi), T9(dokumentasi aplikasi), T10 (analisis resiko), T11 (pelaporan), T12 (pelatihan SDM), dan T13 (sosialisasi aplikasi).

3. Biaya proyek

Gambaran estimasi biaya proyek aplikasi sistem informasi accounting pada PT. X tidak dapat dicantumkan secara rinci karena merupakan rahasia perusahaan.

4. Pemantauan & ulasan proyek

Selama berjalannya proyek tentu saja harus ada pemantauan proyek sehingga hasil akhir atau pencapaian proyek tercapai sesuai dengan yang dibutuhkan dan jadwal yang sebelumnya sudah ditentukan oleh direksi. Berikut cara pemantauan dan ulasan proyek yang dilakukan PT. X:

a. rapat kinerja 2 hari sekali; 
b. analisis kesesuaian kebutuhan aplikasi; 
c. membuat laporan berkala 1 minggu sekali; 
d. rapat evaluasi dengan waktu yang situsional.

Pemantauan dan ulasan proyek ini bertujuan untuk mengulas kesesuaian proyek dengan kebutuhan vendor dan user serta menemukan kendala dalam proyek dan cara mengatasinya sehingga dapat mengurangi resiko. Berdasarkan kasus pada PT. X terdapat resiko perangkat lunak yang mungkin terjadi:

Analisis Resiko Perangkat Lunak.

Resiko di atas perlu adanya manajemen resiko untuk meminimalisasikan resiko tersebut dengan perencanaan strategi. Berikut stategi sederhana untuk mencegah resiko:

Strategi Mencegah Resiko.

5. Seleksi personil & evaluasi

Berikut tahapan seleksi personil yang diterapkan oleh Biro Sistem Informasi PT. X:

a. Analisis CV

calon personil Pada tahap ini Biro Sistem Informasi tidak menutup kemungkinan bagi Fresh Graduated yang masih muda untuk bergabung karena memahami bahwa mereka memiliki kemungkinan positif seperti inovasi, kerja keras, dan kreatifitas.

b. Test Teori Analisis dan Pemograman

Calon personil yang lulus pada tahap pertama selanjut dipanggil dan mengikuti test teori, disini calon personil diuji kemampuannya dalam hal analisa dan perancangan sistem serta pembuatan program atau aplikasi.

c. Test Wawancara

Calo personil yang sudah lulus pada tahap 1 dan 2 selanjutnya dilakukan wawancara, pada fase ini akan dilihat bagaimana personil menghargai dirinya dan menyatakan bahwa dia berpontensi dan layak bekerja serta bergabung dalam proyek ini.

d. Training Phase

Pada tahap ini personil yang terpilih mulai bekerja dan masuk pada masa percobaan. Fase ini tidak digambarkan secara signifikan, karena personil akan terseleksi dengan sendirinya pada saat menghadapi permasalah pada proyek. Jika personil memiliki interpersonal skill yang kuat maka personil akan tetap melanjutkan proyek hingga akhir, akan tetapi jika tertekan dengan tuntutan proyek dan tidak memiliki interpersonal skill yang kuat maka dia akan mundur dengan sendirinya. Hal ini sangat dihindari oleh manajer oleh karena itu ketepatan dalam pengambilan keputusan memilih personil yang tepat sangat penting dan dibutuhkan.Untuk itu pada kasus ini sangat pentingnya sistem pengambilan keputusan pada tahap ini.

6. Evaluasi

Pada tahap evaluasi proyek yang sedang berjalan mencapai pencapaian yang sudah ditentukan, manajer selalu melakukan evaluasi secara berkala.Hal ini berfungsi untuk mengendalikan (control) proyek sehingga mengurangi serta mencegah kesalahan yang berakibatkan timbulnya resiko. Pada fase ini manajer proyek juga akan  mengetahui sejauh mana keberhasilan dari proyek.

7. Penulisan laporan & presentasi

Setelah proyek mencapai pada pencapaian yang ditentukan yaitu aplikasi selesai dikerjakan, selanjutnya manajer menyiapkan laporan yang berisi dokumentasi perangkat lunak dan presentasi sebagai penyerahan terhadap perangkat lunak/ produk ke direksi.

Kesimpulan

Fasilitas dan infrastruktur pendukung IT terus dikembangkan. Proyek-proyek IT bermunculan dimana-mana, antara lain: proyek pembuatan situs Internet, proyek pendirian menara komunikasi provider mobile phone, proyek pembenahan jaringan komputer kantor, proyek pembuatan perangkat lunak untuk aplikasi administrasi di suatu kantor dan lain-lainnya lagi. Biro Sistem Informasi pada PT. X merupakan salah satu bagian yang terlibat dalam proyek IT. Pengetahuan manajemen proyek merupakan salah satu hal yang harus dimiliki manajer proyek perangkat lunak. Keberhasihan sebuah proyek adalah ketika produk diterima oleh pengguna. Demikian juga pada keberhasilan proyek perangkat lunak ketika perangkat lunak diterima oleh pengguna karena sesuai dengan kebutuhan. Dan dapat disimpulkan bahwa aktivitas manajemen perangkat lunak pada Biro Sistem Informasi sudah sesuai dengan penerapan teori yang ada akan tetapi ilmu pengetahuan terus berkembang sehingga perlu dilakukan pengembangan aktivitas manajemen setelah melakukan evaluasi secara berkala untuk pemeliharaan proyek perangkat lunak jangka panjang.

Informasi Paper

Judul: Analisis Manajemen Proyek Perangkat Lunak Sistem Informasi Akuntansi Pada Biro Sistem Informasi Pt. X
Ditulis oleh: Alusyanti Primawati dan Dewi Mustari
E-mail: alus.unindra23@gmail.com
Kata Kunci: manajemen proyek, perancangan aplikasi, sistem informasi akuntansi
Diambil dari: http://jsi.cs.ui.ac.id